原始作者：胡锦承
Word是目前应用广泛的文字处理软件，功能十分强大。其中一些用于编辑长文档的功能具有很高的实用价值。试想一下，在编辑一些长达几十或是几百页的文档时，如不掌握一定的方法和技巧，那你将花大量的时间在翻动滚动条上，这样的文档在结构上层次不清，在内容上难于查找，从而使编辑效率大大降低。笔者在此针对长文档的编辑，并以Word97为例，介绍一些方法和技巧，来提高组织和管理文档时的工作效率。
一．用大纲视图使文档层次结构清晰化
用大纲视图来编辑和管理文档，可使文档具有象文件菜单一样能逐层展开的清晰结构，能使阅读者很快对文档的层次和内容有一个从浅到深的了解，从而能快速查找并切换到特定的内容。
首先，新建一文档，并单击“视图”菜单中的“大纲视图”选项或按文档左下方工具条上的“大纲视图”按钮来切换到大纲视图。分别输入各级标题的名称（在每个标题前都有一个“□”记号）。
其次，分别向左或向右拖动“□”记号可使对应的标题升级或降级（也可选中某一标题后，点击大纲工具条上的“升级”或“降级”按钮）。经升/降级后，各标题之间的关系就像一般文件夹那样逐层相套。若某标题以“╋”标示，则表示该标题下是有内容的（即是可以展开的）；若某标题以“□”标示，则表示该标题下是没有内容的（即不可以展开）。另外，可用大纲工具条上的按钮对各标题进行上移、下移、展开和折叠。
最后，在某个标题按回车，将光标移至下一空行的开头，用“复制”、“粘贴”的方法将特定的内容插入到文档中。在选定这整篇文章内容的前提下，按下大纲工具条上的“降级为正文”按钮，可将其转换成正文内容（即非标题）。如此类似地插入各篇文章的内容，进行整理、编辑后存盘即可。
二. 利用书签功能进行迅速查找
Word 97
中可将选定的文件、图形等标识为书签，从而可以通过定位功能迅速切换到长文档中书签所在的位置。例如要将“利用书签功能进行迅速查找”这段文字标识为书签，可先将其选中，再单击“插入”菜单中的“书签”选项，在出现的对话框中输入书签的名称后按“添加”即可（在此对话框中也可对已有的书签进行删除）。此时，若“工具”-〉“选项”-〉“视图”中的“书签”项被选定，则文中“利用书签功能进行迅速查找”这些文字会被方括号括出，表示是已被标识为书签。在长文档中按自己需要将一些关键项标识为书签后，可在“编辑”-〉“定位”中的“定位”选项卡中对某一书签进行定位，从而使文档迅速切换到被标识为此书签的地方。此外，在该选项卡中还可对页、节、行、批注、图形、公式等13个项目进行定位，若灵活运用，可大大提高查找、编辑文档的效率。
三. 创建超级链接，实现快速切换
上过网的朋友们都知道，超级链接是指一个计算机文档（页面）的特定区域能引入其它文档或程序。鼠标放在超级链接上会变成手形，点击后即可切换。Word97中也有相类似的超级链接功能，可将文档中的文字、图像等与本机硬盘或因特网上所设置的相关信息链接起来。
首先，打开一个文档，选择要作为超级链接显示的文字。
其次，单击“插入”菜单中的“超级链接”选项弹出对话框。在“链接到文件或URL”
中输入待链接文档（目标文档）的路径。此路径可以是Internet地址（URL）或本机硬盘上的文档。
最后确定退出，就完成了一个超级链接的创建。
说到这里，我们可以知道，用超级链接组织文稿时，是在多个文档间建立链接关系，这与在大纲视图中组织文档只形成一个文档是有所区别的。在用超级链接查看、切换文档时，还能用工具条上诸如IE中的“前进”、“后退”按钮，十分方便。
四. 使用多窗口,查看长文档的不同部分
用多个窗口来显示同一长文档的不同部分，可以使查找、编辑工作变得较为方便。方法有两种：1.
打开文档后，单击“窗口”菜单中的“新建窗口”，再单击“窗口”菜单中的“全部重排”，可打开上下两个窗口来显示文档。2.
将鼠标放在文档右端滚动条的最上方，当鼠标变为“拆分窗口”的记号时双击，可将当前窗口拆分为两个子窗口。上下拖动拆分条可调节这两个子窗口的大小，双击拆分条可取消拆分。
五. 用自动滚动功能浏览长文档
像某些读书软件一样，Word也提供了对文档页面的自动滚动功能，以方便用户阅读文档，免去了用PageUp、PageDown手工翻页的麻烦。要实现自动滚动功能，只要选“视图”—〉“工具栏”—〉“自定义”命令，在弹出的“自定义”对话框中，选中“类别”为“所有命令”，再将“命令”项中的“Autoscroll”拖拽到工具条上即可。以后浏览长文档时，只需点击工具条上的“自动滚动”命令，并使鼠标位于右边滚动条中心位置的上方或下方即可实现上下滚动，鼠标离中心位置越远，滚动越快。要取消自动滚动功能回到正常编辑状态，只需右击鼠标即可。
看了上述关于编辑长文档的方法和技巧，大家是不是有了一点心得？亲自动手试试吧，相信一定会有所收益。
谈谈给Win95“超频”
超频，成了时下很热门的话题，原因很简单，同样的开销，却可以得到更高的性能，何乐而不为呢？因此，不仅出现了CPU超频，还有人搞起了显示卡超频。但你听说过Win95也能“超频”吗？所谓给Win95“超频”，就是通过适当处理，将Win95局部性能“提升”到Win97、甚至Win98的水平，使它能够支撑运行某些原本在Win97、Win98下才能运行的软件。这样，那些因为种种原因，仍用着Win95的朋友，可以在不升级操作系统的情况下，用上新出的各种好东东了，同时，与安装Win98相比，安Win95可以节省130M硬盘空间，这对于有几G乃至10余G硬盘的用户来说，也许算不了什么，但对于象只有几百MB的“穷人”来说，就意义重大了。下面就以一个实例，谈谈具体如何操作。
首先，需要做个准备工作——建立Win98文件清单。我手中的Win98安装光盘，主要由一系列CAB压缩文件组成，其中有个解压工具叫EXTRACT（文件名EXTRACT.EXE），利用它及DOS“老兄”的“管道功能”，可以建立一份CAB文件解压后的详细文件清单。在DOS下，进入光盘上Win98目录，分别对Win98_??.CAB、DRIVER??.CAB等CAB系列文件，连续进行下列操作:
对于Win98_??.CAB系列,命令格式为：
extract /a /d Win98_??.cab >> c:\w98list.txt（回车）
对于DRIVER??.CAB系列，命令格式为：
extract /a /d driver??.cab >> c:\w98list.txt（回车）
注意，以上命令行中的??号，应换成相应的起始文件编号。对于其它CAB系列文件照此办理。完成后可以看到C盘根目录下生成了W98LIST.TXT文本文件，各个CAB压缩文件展开后包括哪些文件，一目了然。
下面以Add/Remove 4Good(R) 2.0为例，介绍Win95的“超频”步骤。Add/Remove
4Good(R) 2.0是一个功能强大的反删除工具，受到很多朋友的青睐，遗憾的是，如果不采取其它措施，它将只能运行于Win97或Win98下面。在Win95下安装并启动它，屏幕上会提示找不到
“MFC40.DLL”（应用程序扩展文件）无法运行。其实，按下面的方法，可以解决这个问题。
打开W98LIST.TXT文件，利用“查找”功能，搜索“MFC40.DLL”文件，很快便找到它在压缩文件“Win98_31.CAB”下。进入DOS，转到光盘上Win98目录下，键入如下命令：
extract.exe /l c:\Windows\system Win98_31.cab mfc40.dll（回车）
将MFC40.DLL解压到Win95的系统文件目录（C:\WinDOWS\SYSTEM）。如果你有WinZIP
7.0，将更加简便，可以直接打开Win98_31.CAB，从文件列表中选定MFC40.DLL并解压到上述目录。
现在，重新启动Add/Remove 4Good(R) 2.0，屏幕上又提示找不到“MSVCRT40.DLL”，仍无法运行。别急，同样按照上面的方法，找到并解压MSVCRT40.DLL至C:\WinDOWS\SYSTEM中，再次启动Add/Remove
4Good(R) 2.0，一切都好了！
当然，还有更省事的办法，缺什么文件从朋友的机器拷一份过来即可，不过这里担供了一种思路，大家可灵活运用。 |